Kako da dosadne sastanke pretvorite u zanimljive?

Kako da dosadne sastanke pretvorite u zanimljive?

Pokušajte da se setite: kako je izgledala većina timskih sastanaka na kojima ste bili tokom svoje karijere? Da li ste se nekad možda na njima dosađivali? Jeste li imali utisak da su ostale kolege prisutne samo telom, a duhom ko zna gde, dok menadžer monotonim glasom govori o statistici prošlomesečnog poslovanja?

Savremeni biznis nema vremena za takve sastanke. Štaviše, rukovodioci imaju sve manje vremena da obavljaju veliki broj obaveza koji im je poveren, a kamoli da gube vreme na tako neproduktivnim okupljanjima.

Ako ste i sami među njima, ovo je tekst za vas. Uz ovih nekoliko saveta, možete organizovati konstruktivno i kvalitetno okupljanje vašeg tima:

Počnite od teme

Jedan od najvažnijih zadataka koje kao rukovodilac nekog tima imate je da jasno predstavite temu vašeg okupljanja. Jasno izložite ciljeve i okvir samog sastanka i objasnite ljudima zašto su tu, kao i koliko njihovog vremena će oduzeti taj sastanak. Kad smo već kod vremena, ne kažnjavajte one koji su stigli na vreme time što će čekati manje odgovorne kolege. Pođite od pretpostavke da oni koji kasne neće ni doći i počnite tačno u ono vreme u koje ste se dogovorili. U suprotnom, čak i onima koji kasne činite medveđu uslugu, jer će propustiti dragocenu priliku da nauče lekciju o tome zašto treba da dođu na vreme. Kada im se jednom desi da zakasne i shvate da ih niko nije čekao, to im se verovatno više neće ponoviti.

Podstaknite otvorenu diskusiju

Sastanak je zgodan trenutak da sve važne “igrače” za jedan projekat zajedno pripremate i motivišete za stvari koje treba da obave. Takođe, nekad je dobro podstaći zaposlene da se međusobno bodre i motivišu, jer tokom rada na zajedničkom projektu, važan je svako od njih – ako jedan doživi neuspeh, doživeli su svi.

Zato je dobro da tokom sastanka, umesto pojedinačnih (i, priznajemo, dosadnih) izveštaja, svi učesnici rade na nekom rešavanju problema. Važnost ovakvog pristupa sastancima je taj što svi članovi tima vide svoje kolege kao važne činioce sistema, bez kojih ni oni sami ne bi mogli da funkcionišu.

Dozvolite svakom od njih da predloži svoju temu ili preispituje ideje drugih, pa makar poticale i od vas. Poenta je u pronalasku kreativnih rešenja za zajedničke probleme, a ne u postizanju konsenzusa.

Važno je da dobijete input čak i od najstidljivijih članova tima, koji ponekad oklevaju da se bore za reč sa nešto pričljivijim kolegama. Zapamtite da vaša uloga kao vođe tima na sastanku nije da govorite više od svih ostalih. Vi ste koordinator i medijator sastanka, a u slučaju da hoćete aktivnije da učestvujete u njemu, zadužite nekoga da umesto vas bude koordinator.

Tražite zajedničke zaključke

Na kraju sastanka, učesnici pomalo oklevaju da glasno i jasno iskažu do kojih zaključaka su svi zajedno došli. To može oduzeti mnogo vremena i celo okupljanje učiniti neefektivnim. Međutim, na vođi sastanka je da sumira poentu svake diskusije koja je vođena i podstakne ljude da počnu sa radom na onome što su se dogovorili. Svako treba da preuzme odgovornost za svoja zaduženja, a idealno je da učine to pred drugima. Naime, ljudi koji pred drugima pristanu da urade nešto, češće to i ispune, jer osećaju unutrašnji poriv da ispune očekivanja drugih.

Podelite zaključke u najskorije vreme

Na posletku, napišite neku vrstu izveštaja o onome što ste se dogovorili tokom sastanka i podelite je učesnicima u narednih 24 sata. Što je tema o kojoj se diskutovalo važnija, to je bitnije da im na vreme dostavite zaključke, kako bi vas što pre kontaktirali o bilo kakvim nedoumicama.

Kako to rade drugi?

Jeff Bezos, izvršni direktor i osnivač kompanije Amazon, ima izvanredan recept za vođenje produktivnih sastanaka. On ima tri jednostavna pravila koja mu pomažu da organizuje zanimljive, kreativne i svrsishodne sastanke sa svojim zaposlenima.

Prvo od njih je da formirani timovi ne budu veći od grupe ljudi koju mogu da nahrane dve (velike) pice.

Ako ste ikad bili na sastanku na kom je bilo više od 20 ljudi, jasno vam je zašto je uveo ovo pravilo. Što je tim veći, to je teže da svako od članova izrazi svoje mišljenje, prati ono što drugi izlažu i bude kontinuirano uključen u sastanak. Takođe, takvi sastanci traju predugo. Međutim uz pravilo “dve pice”, svako ima prostora da se izrazi i konstruktivno učestvuje.

Takođe, na Bezosovim sastancima nema PowerPoint prezentacija, zato što je naučno dokazano da ljudski mozak bolje usvaja narativ od taksativno pobrojanih stavki. Umesto takvih prezentacija, on angažuje nekog iz tima da pripremi narativno strukturiran podsetnik, koji dobijaju svi učesnici sastanka. Ti dokumenti se prave uz mnogo truda, pišu i prepisuju, dele među kolegama, a onda ponovo dorađuju. Pišu se i po nekoliko dana, pa i nedelja. Uprkos tome što takvi dokumenti svakom omogućavaju da potpuno prenesu svoje ideje i razumeju koncept, uvek ima i onih članova tima koji na sastanak dolaze nespremni. Zbog toga je treće Bezosovo pravilo da svaki sastanak započinje tišinom.

Na početku sastanka, svi u tišini čitaju tekst i razmišljaju o njemu. Sve to traje oko pola sata, a onda počinje živa diskusija.

Vi najbolje poznajete svoj tim i najbolje znate kako da ove savete pretočite u konkretnu strategiju za vođenje konstruktivnih sastanaka. Time sebi možete uštedeti mnogo vremena, doći do konstruktivnih rešenja, inspirisati druge, razviti snažniju radnu etiku i dobiti bolje rezultate.

Najvažnije veštine koje kao rukovodilac u takvim prilikama možete imati su coaching veštine: sposobnost fokusiranja na rešenje, znanje o efikasnom postavljanju ciljeva, pravilno postavljanje pitanja, davanje feedback-a i još mnogo toga drugog, a sve njih možete steći na izvanredno korisnoj Coaching Akademiji. Više o ovoj edukaciji možete pročitati OVDE.


Prijavi se danas!